Dienstplanung im Krankenhaus und in Pflegeeinrichtungen

In jahrelanger Zusammenarbeit mit Dienstplanerinnen und Dienstplanern und in vielen Projekten haben wir einen best-practice Ansatz der Dienstplanung im Krankenhaus entwickelt, der den gesamten Prozess von der Besetzungsplanung bis zum Ausfallmanagement umfasst.

Wir haben Erfahrungen in allen Berufsgruppen, so dass wir die jeweils spezifischen Bedarfe sehr gut abbilden können. Wir vermitteln unseren best-practice-Ansatz in Inhouse-Seminaren und setzen ihn im Rahmen unserer Projekte um. Best practice bedeutet dabei selbstverständlich auch, den jeweils spezifischen Anforderungen, Zielen und Wünschen unserer Kunden gerecht zu werden.

Best Practice Ansatz für die Dienstplanung

Integriertes-Dienstplan-Management

Wir gestalten passgenaue Dienstplan-Systeme
  • für den ärztlichen Dienst von Abteilungen
  • in allen Betriebsstellen wie ZNA, OP, Intensivbereiche
  • für Stationen und Stationsverbände
  • und für alle anderen Bereiche im Krankenhaus, in denen nach Dienstplan gearbeitet wird.

Wir lösen Dienstplan-Probleme
  • Umgang mit Dienstplan-Wünschen und Verfügbarkeitseinschränkungen
  • Urlaubsplanung in Teams mit vielen Teilzeitbeschäftigten
  • Optimierung des Ausfallmanagements
  • Neugestaltung von Dienstzeiten und Besetzungsvorgaben
.
Wir beraten Sie bei der Entwicklung von Strategien für das gesamte Workforce-Management vom Besetzungsbedarf bis zur Zeiterfassung und unterstützen Sie bei der Software-Auswahl.
Wir entwickeln praktische Dienstplan-Konzepte und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
In unseren Dienstplan-Seminaren machen wir Ihre Dienstplaner aus allen Berufsgruppen fit für die Herausforderungen der Dienstplanung im Krankenhaus.

Beratung bei der systematischen Optimierung der Dienstplanung im Krankenhaus

  • Analyse des Handlungsbedarfs bezüglich der Dienstplanung
    • Betriebliche Sicht – Sicht der Mitarbeiter(gruppen)
    • Was soll erhalten werden – was soll verändert werden?
  • Darstellung des Besetzungsbedarfs im Zeitverlauf 
    • Differenzierung zwischen verschiedenen Qualifikationsgruppen
    • Definition von Basis-Dienstzeiten und Soll-Besetzungsstärken 
  • Auf Wunsch: Personalbedarfsermittlung
    • Wir verfügen über spezielle Ansätze für die verschiedenen Berufsgruppen und Bereiche
  • Gestaltung von Dienstplänen
    • Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen und Mitarbeiterwünschen
    • Effiziente, gesundheits- und sozialverträgliche Dienstplangestaltung
    • Integration von Teilzeitgruppen
  • Dienstplan-Programme optimal nutzen: Tipps und Tricks
  • Ausfallmanagement 
    • Systematische Abwesenheitsplanung und Zeitfenstersysteme 
    • Pools und Verbände von Dienstplangruppen
    • Möglichkeiten für die aktive Einbeziehung des Teams
    • Erfolgsfaktoren 
  • Entwicklung von Flexi-Regelungen 
    • Betriebliche Flexi-Bedarfe (Kurzfristigen Personalausfall ersetzen, Reaktion auf veränderten Arbeitsanfall)
    • Flexi-Bedarfe der Mitarbeiter
    • Flexi-Regeln: Regeln in Betriebsvereinbarungen und Flexi-Spielregeln im Team; Mitverantwortung und Mitgestaltung der Mitarbeiter
  • Zeiterfassung
    • Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden (Abweichungserfassung / Negativerfassung vs. elektronische Zeiterfassung mit Terminals / Positiverfassung)
    • Wie vermeiden Sie einen unkontrollierten Anstieg von Zeitsalden?
  • Saldensteuerung und Einsatz von Arbeitszeitkonten

Bei der Arbeitszeitberatung im Krankenhaus nutzen wir praktische Tools, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. So können Sie die im Projekt entstandenen Dienstplan-Konzepte bei Veränderungen jederzeit anpassen.

Dienstzeiten und Besetzungsstärken definieren

Wir definieren Dienstzeiten und -arten bedarfsgerecht und mitarbeiterverträglich und liefern so die Grundlage für eine effiziente und wirtschaftliche Dienstplanung.

Die bedarfsgerechte Definition von Dienstzeiten und Soll-Besetzungsstärken (Min-Soll-Max) ist keine Selbstverständlichkeit. Nur wenn die Grundlagen der Dienstplanung passen, lässt sich ein wirtschaftlicher Personaleinsatz realisieren.

Die Optimierung von Dienstzeiten und Besetzungsstärken funktioniert oft Hand in Hand mit Verbesserungen der klinischen Betriebsabläufe. Belastungsspitzen werden geglättet, Auslastungstäler (z. B. wegen mangelnder Entscheider-Verfügbarkeit) aufgefüllt. Wo sichere Auslastungsplanung nicht möglich ist, müssen im Dialog mit den Beschäftigten Flexibilitätsspielräume definiert werden.

Eine besondere Aufgabe ist die Festlegung von Bereitschafts- und Rufdienstzeiten einschließlich passender BD-Module. Typische Fragestellungen im ärztlichen Bereich betreffen die Möglichkeit von 24-Stunden-Diensten, die Ausgestaltung des Spätdienstes, Schichtdienst oder Bereitschaftsdienst usw.

Veränderungen bei den Dienstzeiten werden meist kontrovers diskutiert - auch hier unterstützen wir mit viel Moderationserfahrung, wobei die grafische Darstellung des Besetzungsbedarfs (Mittel/Max) eine wichtige Hilfe bietet.

Dienst-Module und Rahmendienstpläne entwickeln

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Dienstmodule, also feste Folgen von Nacht- und Tagdiensten sowie Rahmendienstpläne können eine wichtige Unterstützung bei der Dienstplanung sein.

Die Vorteile von Rahmendienstplänen sind:
  • Vereinfachte Dienstplan-Erstellung
  • Optimierte Dienstfolgen (Gesundheits- und Sozialverträglichkeit)
  • Berücksichtigung individueller Verfügbarkeitseinschränkungen in einem insgesamt ausgeglichenen und "gerechten" Modell
  • Langfristigere Planbarkeit für alle Teammitglieder

In der Praxis decken Rahmendienstpläne etwa 90% der Dienste ab. 10% der Dienste müssen zur Abdeckung von Fehlzeiten mittel- und kurzfristig überplant werden. Rahmendienstpläne ermöglichen auch die Planung von Vertretungsdiensten - eine wichtige Grundlage für ein Ausfallmanagement ohne Einspringen.
Da klinische Teams in der Regel aus mehreren Teilgruppen mit unterschiedlichen Qualifikationen und Wochenarbeitszeiten bestehen, bedarf es zur Entwicklung von Rahmendienstplänen geeigneter Tools. Wir haben dazu ein vergleichsweise einfach zu handhabendes Tool entwickelt, das die Entwicklung und Kombination von Rahmendienstplänen für verschiedene sog. Wochenarbeitzeit-Gruppen ermöglicht. Bei Veränderungen der Teamzusammensetzung lassen sich ohne großen Aufwand Anpassungen vornehmen. Dies setzt eine gewisse Schulung der Dienstplaner voraus, die wir in unseren Dienstplan-Seminaren ebenfalls anbieten.

Ausfallmanagement optimal gestalten

"Holen aus dem Frei" ist keine Dauerlösung. Wir beraten Sie bei der Entwicklung und Umsetzung eines funktionierenden und mitarbeiterverträglichen Ausfallmanagements - vom Besetzungsplan bis zu Vertretungsdiensten.
Eines der Hauptprobleme in Krankenhäusern ist das Ausfallmanagement. Bei der Personalbemessung sind normale Ausfallzeiten berücksichtigt - für stärkere Schwankungen der Fehlzeiten gibt es in den einzelnen Teams jedoch keine Reserven. Die DRG-Systematik gibt enge Grenzen vor, hinzu kommt ein zunehmender Mangel an Ärzten und Pflegekräften auf dem Arbeitsmarkt. Eine hoch effiziente und gleichzeitig gut akzeptierte Gestaltung des Ausfallmanagements ist daher eine Notwendigkeit.

Ein gutes Ausfallmanagement wird aber auch immer entscheidender für die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Pflegedienst. Ständiges "holen aus dem Frei" wird heute zunehmend weniger akzeptiert. Die Krankenhäuser haben einen deutlichen Vorteil bei der Personalbindung, wenn es Ihnen gelingt, das Ausfallmanagement so zu stabilisieren, dass nicht nur die notwendige Besetzung erreicht wird, sondern auch eine hohe Planbarkeit und Zuverlässigkeit für die Mitarbeitenden.
Unsere Ansatzpunkte:
  • Vermeidung relativer Überbesetzungen: Ausfallmanagement beginnt bei der Vermeidung unnötiger Arbeitsstunden
  • Definition von Dienstzeiten und Soll-Besetzungen, die mit dem gegebenen Personalbestand realisierbar sind - einschließlich der Beratung zu notwendigen organisatorischen Maßnahmen
  • Etablierung und Steuerung von Mitarbeiterpools und Teamverbänden einschließlich der Regeln für Vertretungsdienste
  • Unterstützung bei der Definition von Servicelevels - auch für besondere Engpasssituationen
  • Kommunikation vakanter Dienste im Team auf Grundlage einer Kultur der Mitgestaltung und Mitverantwortung
  • Ausgleichsmöglichkeiten für unvermeidliches Einspringen

Eine gute Möglichkeit zur Optimierung des Ausfallmanagements sind unsere Workshops mit Stationsleitungen, Betriebsräten und Vertreterinnen der Personalabteilung. Wir vermitteln das nötige methodische Rüstzeug und bieten zugleich eine Plattform um geeignete Vereinbarungen für ein effektives und mitarbeiterverträgliches Ausfallmanagement auf den Weg zu bringen.

Darüber hinaus bieten wir mit unserem Resilienz-Programm ein Maßnahmenpaket zur Reduktion von Fehlzeiten - den die beste Art des Ausfallmanagements ist die Vermeidung von unnötigem Absentismus.

Dienstplanwünsche im Team: So erreichen Sie ein hohes Commitment

Wir haben Lösungen entwickelt, die in jedem Team den bestmöglichen Ausgleich von betrieblichem Bedarf und individuellen Interessen ermöglichen - und dabei das Gerechtigkeitsempfinden der Teammitglieder berücksichtigen.
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"Wie sollen wir mit den vielen Dienstplanwünschen umgehen?" "Die Leute müssen doch einsehen, dass das nicht alles erfüllbar ist! Wer hier arbeitet, weiß doch, dass wir an 7 Tagen rund um die Uhr arbeiten!" "Aber wenn wir Wünsche nicht gewähren, dann herrscht große Unzufriedenheit." "Letztens hat eine Kollegin gekündigt, weil wir die Wünsche nicht erfüllen konnten." Dies alles sind O-Töne, die wir bei unserer Arbeit mit Dienstplanerinnen und Dienstplanern immer wieder hören. Das Thema hat - ebenso wie die Qualität des Ausfallmanagements - eine hohe Relevanz für die Zufriedenheit im Team und die Bindung der Mitarbeitenden.

Bei unserem Lösungsansatz unterscheiden wir 2 Arten von Wünschen:
  • Einmalige Wünsche (Grillen am Freitag, den 12. Mai). Diese Wünsche sollten priorisiert werden ("ganz arg wichtig" vs. "bitte nach Möglichkeit erfüllen")
  • Regelmäßige Wünsche (Verfügbarkeitseinschränkungen: z. B. "am Montag und Dienstag kann ich nie Spätdienst machen")

Dienstplan-Wünsche

Das klassische Wunschbuch führt Dienstplaner/innen regelmäßig in die Zwickmühle: Komme ich einem Mitarbeiter entgegen, brüskiere ich den anderen, komme ich beiden entgegen, riskiere ich eine Unterbesetzung. Der Ausweg aus diesem Dilemma besteht darin, dem Team eine verantwortliche Mitgestaltung bei der Dienstplanung zu ermöglichen.
Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, Teams in die Entwicklung von Dienstplänen mit einzubeziehen. Wer das noch nicht versucht hat, hält es oft für unmöglich, aber diejenigen, die eine solche Kultur der Dienstplanung im Dialog etabliert haben, sind bei der Dienstplanung wesentlich erfolgreicher - und die Mitarbeitenden zufriedener. Vor allem in kleineren Teams bis ca. 12 Mitarbeitenden ist dieser Ansatz vorteilhaft. Übrigens kann (v.a. in größeren Teams) eine Einbeziehung der Mitarbeitenden auch bei der Verwendung von Rahmendienstplänen gelingen, z. B. durch hohe Selbststeuerung bei der Besetzung vakanter Dienste und Möglichkeiten des Dienst-Tauschs.

Für die Ausgestaltung der Mitplanung gibt es verschiedene Methoden, von der Vorgabe eines Freie-Tage-Schemas, über Nachtdienst-Rhythmen bis zur Tauschbörse. Wichtig ist, dass eine Methode gewählt wird, die zu den Planungs-Voraussetzungen passt (Teamgröße, heterogene Qualifikationen, "Reife" des Teams etc.). Jede Methode braucht entsprechende Regeln, die u.a. unerwünschtes Verhalten ("wer zuerst kommt, malt zuerst") verhindern und kollegiales Verhalten belohnen. Je mehr es gelingt, das Team bei der Dienstplanung einzubeziehen, desto leichter wird i.d.R. auch das Ausfallmanagement.

Moderne Dienstplan-Software bietet gute Möglichkeiten für die technische Unterstützung der Mitplanung. Auch hier ist es aber erfolgsentscheidend, dass geeignete Regeln entwickelt und ein hohes Commitment für deren Umsetzung erreicht wird.

Regelmäßige Verfügbarkeitseinschränkungen

Eine besondere Herausforderung stellt der Umgang mit "Verfügbarkeitseinschränkungen" in Dienstplan-Systemen dar. Wenn von 22 Teammitgliedern 13 in Teilzeit arbeiten und davon 9 keinen Spätdienst machen können, wird es schwierig, einen Dienstplan aufrecht zu erhalten. Abgesehen davon fühlen sich all diejenigen benachteiligt, die keine solchen Verfügbarkeitseinschränkungen belegen können. Welche Möglichkeiten haben Dienstplaner in solchen Situationen?

Zunächst einmal ist es wichtig, zwischen absoluten Verfügbarkeitseinschränkungen (also Zeiten, in denen der/die Mitarbeiter/in definitiv nicht arbeiten kann) und relativen Beschränkungen zu unterscheiden. Bei relativen Verfügbarkeitseinschränkungen kann man erwarten, dass der/die Mitarbeiter/-in im Ausnahmefall in der Lage ist, bei rechtzeitiger Information den Dienst zu ermöglichen.

Um konkrete Lösungen zu finden, ist es hilfreich, die relativen und absoluten Verfügbarkeitseinschränkungen aller Teammitglieder zu erfassen und zunächst einmal zu visualisieren, wie viel Kapazität für die einzelnen Dienste bzw. Schichten übrig bleibt, wenn alle Einschränkungen berücksichtigt werden. Diese Visualisierung ist eine wichtige Hilfe, um a) bei den Betroffenen ein Verständnis für die Unterscheidung von absoluten und relativen Verfügbarkeitseinschränkungen zu erreichen und b) um einen Ausgleich im Team zu organisieren. Der Dialog im Team muss so lange geführt werden, bis eine ausreichende Abdeckung aller Schichten sichergestellt ist. In den meisten Fällen kann erreicht werden, dass absolute Verfügbarkeitseinschränkungen berücksichtigt werden können. Oft ist es auch möglich, dass Teammitglieder mit deutlich eingeschränkter Verfügbarkeit ihren Kollegen/innen an anderen Stellen entgegenkommen und so einen Ausgleich schaffen können.

Unsere Beratungsleistungen zum Thema Wünsche und Verfügbarkeitseinschränkungen

  • Wir schulen Führungskräfte im Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen.
  • Wir haben ein praktisches Tool entwickelt, mit dem man auf einfache Weise eine Übersicht aller im Team vereinbarten Verfügbarkeitseinschränkungen erhält.
    • Es werden sowohl die Verfügbarkeits-einschränkungen selbst, als auch die resultierenden Restkapazitäten pro Schicht visualisiert
    • Hilfe für Teamleitungen im Dialog mit einzelnen Mitarbeitern und Unterstützung für die Abstimmung im Team
    • Vereinbarte Verfügbarkeitseinschränkungen lassen sich in DP-Programme übernehmen
  • Wir binden das Thema Dienstplan-Wünsche und Verfügbarkeitseinschränkungen in ein Gesamtkonzept ein und coachen das Team.
  • Im Rahmen von Arbeitszeitprojekten beraten wir Führungskräfte und Teams, um bei größeren Engpässen tragfähige Regelungen zu entwickeln.

Urlaubsplanung mit vielen Teilzeitkräften

Nutzen Sie das Flexibilitätspotential von Teilzeitkräften - ohne danach mit hohen Zeitsalden in die Falle zu geraten. Wir beraten Sie bei der zufriedenstellenden Ausgestaltung Ihrer Urlaubsplanung.
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Alle Jahre wieder: Die Urlaubsplanung ist in vielen Teams, die mit Dienstplänen arbeiten, ein wichtiges und oft konfliktreiches Thema.

Wenn im Team auch noch viele verschiedene Teilzeitmodelle vorhanden sind, fehlt es oft nicht so sehr am guten Willen aller Beteiligten, sondern vor allem an der Transparenz:

  • Wie viele Personen können gleichzeitig Urlaub machen, wenn sie ganz unterschiedlich arbeiten?
  • Wie viel Zusatzschichten können TZ-Mitarbeiter/innen übernehmen?
  • Und wenn TZ-Mitarbeiter/innen einspringen - wie wird das geplant und wann baut man entstehende Plusstunden wieder ab?
  • Welche Flexi-Spielregeln sollen gelten? Wie löst man die immer wieder auftauchende Gerechtigkeitsfrage?
Für solche Themen haben wir geeignete Lösungsansätze, einschließlich eines praktischen Tools zur Urlaubs- und Jahresplanung, mit denen Sie die nötige Transparenz bzgl. Besetzungsbedarf und Urlaubsmöglichkeiten schaffen. Unsere Vorgehensweise:

  • Die Urlaubstage für Teilzeitkräfte berechnen wir mit dem "modifizierten Durchschnittsprinzip".
  • Den Besetzungsbedarf berechnen wir nach Schichten pro Woche und kalkulieren die Möglichkeit eines flexiblen Einsatzes von Teilzeitbeschäftigten mit ein - und spielen die auszugleichenden Tage bei phasenweiser Mehrarbeit in der Urlaubszeit gleich in den Jahresplan zurück.
  • In unsere Jahresplanung schließen wir alle geplanten Abwesenheiten ein.
  • Außerdem berücksichtigen wir natürlich den Krankheitsausfall.
  • Das Beste: Mit unserem Tool können Sie die Planung von bis zu 3 Teams verknüpfen.
  • All diese Elemente sind systematisch verknüpft, in einer einfachen, praktischen Übersicht.

Da Tools allein keine ausreichende Lösung sind, unterstützen wir Teams dabei, für sie passende Flexi-Regelungen zu vereinbaren.
Das Ergebnis: Eine entspannte Urlaubsplanung im Team - mit dem bestmöglichen Ergebnis für alle Beteiligten, den Betrieb und seine Kunden.

Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an, wir unterstützen Sie gerne.

Übrigens: Bei Buchung unseres Inhouse-Seminars "Dienstplanung" erhalten Sie unser Tool zur Urlaubsplanung kostenfrei dazu - samt Einführung in die Anwendung.

Beratungsbeispiele

Wir bringen jahrelange Erfahrung bei der Arbeitszeitberatung für alle Personalgruppen im Krankenhaus mit. Aber jedes Haus und jede Abteilung braucht auch ihre eigene, individuelle Lösung. Nutzen Sie das Potential unserer Erfahrungen, um für Ihren Bereich die bestmögliche Dienstplan-Gestaltung zu erreichen.

Beratungsbeispiel: Ärztlicher Dienstplan mit Integration verschiedener Qualifikationen und Arbeitsplätze

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Situation

Die Assistenzärzte eines Teams unterscheiden sich in der Berufserfahrung und dem Einarbeitungsstand. In größeren ärztlichen Abteilungen muss der Dienstplan so gestaltet werden, dass verschiedene Arbeitsplätze (Station, Notaufnahme, Intensiv, Funktionsbereiche) mit dem hierfür qualifizierten Mitarbeiter besetzt werden.

Darüber hinaus gibt es weitere Anforderungen:
  • Für die Patientenversorgung auf den Stationen muss eine möglichst hohe Kontinuität erreicht werden (also kein kurzzyklischer Wechsel in der Stationsbesetzung)
  • Die Weiterbildung der Assistenzärzte muss dienstplanseitig gewährleistet sein.
  • Teilzeitmodelle müssen integriert werden.
  • Der Dienstplan muss im Hinblick auf das Ausfallmanagement robust sein. Es hat wenig Sinn, einen theoretisch perfekten Dienstplan zu entwerfen, der in sich zusammenfällt, wenn mehr als 2 Mitarbeiter erkranken.

Beratungsansatz und Konzeption der Lösung

  • Wir stimmen das Vorgehen zunächst mit dem Chefarzt ab und arbeiten dann eng mit den Vertretern des Ärzteteams zusammen, i.d.R. mit Assistentensprechern und Oberärzten.
  • Grundlage für die Planung ist die Abteilungsstruktur (zu besetzende Arbeitsplätze), die Qualifikationsstruktur des Teams und der Wochenbesetzungsplan für die verschiedenen Arbeitsbereiche.
  • Wir haben einfache, praktische Tools entwickelt, mit denen wir Dienstfolgen für einzelne Teilgruppen des Teams erstellen. Diese Dienstfolgen kombinieren wir in einem gemeinsamen Dienstplan.
  • Für das Ausfallmanagement entwickeln wir einen dazu passenden Satz einfacher Regeln.
  • In einem Modell-Dienstplan testen wir die Lösungsvarianten, inwieweit auch bei größeren Ausfällen die Besetzungssicherheit gewährleistet ist. Meist ist es sinnvoll, für extremere Ausfallsituationen einen "Plan B" zu hinterlegen.

In manchen Fällen gibt es bei der Festlegung des Wochenbesetzungsplans noch einen Zwischenschritt: Wenn nämlich Wunsch / Bedarf und Wirklichkeit (= tatsächlicher Personalbestand) nicht zueinander passen. In diesen Situationen führen wir in Abstimmung mit dem Auftraggeber - und wieder in Zusammenarbeit mit Vertretern des Ärzteteams - eine Personalbedarfsplanung durch.

Ergebnis und Umsetzungsbegleitung

Das Ergebnis ist in aller Regel eine Erleichterung bei allen Beteiligten. Meist gelingt es sehr gut, die verschiedenen Bedarfe "unter einen Hut" zu bringen.

Wir geben den Dienstplanern einfache Tools an die Hand, damit sie bei Änderungen selbst nachjustieren können. Außerdem bleiben wir für einige Zeit nach dem Projekt Ansprechpartner für die Dienstplaner, was sehr gerne genutzt wird und für Nachhaltigkeit bei der Umsetzung sorgt.

Software-Auswahl für Dienstplan-Programme

Wir bieten Ihnen Anbieter-unabhängige Beratung bei der Auswahl eines geeigneten Zeitwirtschafts- und Dienstplan-Systems und Unterstützung beim Customizing-Prozess.
Die tatsächliche Nutzung von Dienstplan-Programmen hinkt den Möglichkeiten einer echten Planung und Steuerung meist weit hinterher. Moderne Dienstplanung und das gesamte Workforce Management brauchen eine optimale IT-Unterstützung. Vor der Implementierung sollten aber wichtige Fragen geklärt werden: Welche Funktionalitäten benötigen Sie und wie sollten diese abgebildet sein? Wie können Sie Dienstplan-Programme nicht nur zur Abbildung, sondern auch zu einer echten Planung und Steuerung von Arbeitszeit nutzen?

Dienstplanung ist nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses „Workforce Management“.

Wir beraten Sie bei der Optimierung sämtlicher Prozesse zur Planung und Administration des Personaleinsatzes mit dem Ziel höchstmöglicher Effizienz, Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Planungsgrundlagen
    • Besetzungsvorgabe
    • Personalbedarfsermittlung
    • Verfügbarkeitseinschränkungen
  • Basis-Dienstplanung
    • Urlaubsplanung
    • Mitarbeiter-Wünsche
    • Roh-Dienstplan
    • Teamabstimmung
  • Aktive Steuerung
    • Ausfallmanagement
    • Diensttausch
    • Anpassung an Bedarfsänderungen
    • Saldensteuerung
  • Arbeitszeiterfassung: welche Methode ist für Sie am besten geeignet?
    • Zeiterfassung Regeldienst, Bereitschaftsdienst, ggf. Rufdienst-Inanspruchnahme
    • Prüfung und Freigabe Plusstunden
    • Saldenkontrolle
  • Zeitwirtschaft: Zeitbewertung, Zuschläge, Controlling

Dienstplan-Seminare

Mit unseren Inhouse-Seminaren werden Ihre Teamplaner fit für die Herausforderungen der Dienstplanung im Krankenhaus - in allen Berufsgruppen.
Unser spezifisches Angebot für Krankenhäuser geht auf alle Besonderheiten ein:
  • Zusammenarbeit der Berufsgruppen, Qualifikationen
  • Teilzeit, Wünsche und Verfügbarkeitseinschränkungen
  • Zusammenhänge mit der klinischen Betriebsorganisation
  • Bereitschafts- und Rufdienste etc.

Bei Buchung eines Inhouse-Seminars zur Schicht- oder Dienstplanung erhalten Sie praktische Tools kostenfrei dazu - samt Einführung in die Anwendung.

Aktuelles Seminarangebot: Management von Personalengpässen

Notlösungen? Ausfallmanagement und Engpass-Situationen systematisch angehen!

Ein Dienstplan-Seminar in Zusammenarbeit mit der RKU Akademie Ulm.
Dieses sehr erfolgreiche Seminar kann auch Inhouse gebucht werden.
Weitere Informationen und Buchung: HIER

Dienstplan-Seminare für Krankenhäuser - Themenübersicht

Teil 1: Dienstplan-Grundlagen

  • Woran erkennen Sie Handlungsbedarf bezüglich der Dienst- und Schichtplanung?
    • Betriebliche Sicht – Sicht der Mitarbeiter(gruppen)
    • was soll erhalten werden – was soll verändert werden (4 Felder)
  • Wie kann der Besetzungsbedarf im Zeitverlauf definiert werden?
    • Was definiert den Arbeitsanfall?
    • Welche Personalbindungszeiten sollen für bestimmte Aufgaben geplant werden?
    • Welche Arbeiten sind zeitlich fixiert und welche nicht?
    • Welche Schwankungen des Arbeitsanfalls gibt es? Inwieweit sind diese planbar? Welche forecast-Zeiten sind realistisch?
    • Ermittlung von Tagestypen, und „Besetzungsgebirgem“
    • Unterschied Besetzungsbedarf – Personalbedarf
    • Minimalbesetzung – Optimalbesetzung
    • Differenzierung zwischen verschiedenen Qualifikationsgruppen
    • IT-gestützte Erfassung und Abbildung des variablen Besetzungsbedarfs
  • Dienstplan-Gruppen definieren (welche Personen haben jeweils einen gemeinsamen Arbeits- und Dienstplan?)
    • Quali-Matrix
    • Wer kann sich gegenseitig vertreten
    • Definition der zu erstellenden (verschiedenen) Dienstpläne
  • Wie können Basis-Dienstzeiten und Soll-Besetzungsstärken so definiert werden,
    • dass diese gut dem Arbeitsanfall entsprechen,
    • dass die 5-Tage-Woche eingehalten wird und
    • dass die Einbindung von Teilzeitkräften gut möglich ist?
  • Einhaltung von rechtlichen Grenzen
  • Definition der Bereitschaftszeiten: Arbeitsanfall, Schwankungen, Ruhezeiten, Aufenthaltsort (7 Tage), Anrechnung als Arbeitszeit usw.
  • Personalbedarfsermittlung
    • anhand des Arbeitsanfalls und der Soll-Besetzung
    • incl. möglicher Einspringschichten und Flexi-Dienste






Teil 2: Dienstplan-Gestaltung im Dialog

  • Urlaubsplanung
  • Gestaltung von Dienstplänen
    • Arbeitswissenschaftliche Empfehlungen
    • Dienstplan-Rhythmen; ggf. Basis-Schichtmodell auswählen
    • soziale Kriterien 
    • gesundheitliche Kriterien
    • Integration von Teilzeitgruppen 
  • Umgang mit Dienstplanwünschen und Verfügbarkeitseinschränkungen
    • Lebensphasengerechte Dienstplangestaltung im Team (Fairness!)
    • Entwicklung einer Verfügbarkeitsmatrix (Tool)
    • Wunsch-Dialog und Einbindung der Mitarbeitenden
      • Mit und ohne Rahmenplanung
      • Nutzung von ESS (Employer Self Service)
  • Führungprozess: Dienstplanung im Dialog
  • Ausfallmanagement
    • systematische Abwesenheitsplanung, Zeitfenstersysteme
    • Quali-Matrix, Springer; Leistungsanpassung (?)
    • Erfolgsfaktoren
  • Entwicklung von Flexi-Regelungen 
    • betriebliche Flexi-Bedarfe (Kurzfristigen Personalausfall ersetzen, Reaktion auf veränderten Arbeitsanfall)
    • Flexi-Bedarfe der Mitarbeiter
    • Flexi-Regeln: Regeln in Betriebsvereinbarungen und Flexi-Spielregeln im Team; Mitverantwortung und Mitgestaltung der Mitarbeiter
  • Umgang mit Arbeitszeitkonten
    • Wie kann man den Aufbau von Überstundenbergen vermeiden und wie funktioniert eine wirksame Saldensteuerung der Arbeitszeitkonten?
    • Einsatz von Langzeitkonten

Was für Sie besonders relevant ist, entscheiden Sie - wir passen das Seminar nach Ihren Wünschen an.





Das neue Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Erfassung der Arbeitszeit erhitzt derzeit die Gemüter

Was steht eigentlich im Urteil? 
Hier das Urteil im Wortlaut (über diesen Link gelangen Sie zum Volltext inkl. Urteilsbegründung)

Auszug aus dem EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung: 
„ … Die Art. 3, 5 und 6 der Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 4. November 2003 über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung sind im Licht von Art. 31 Abs. 2 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union sowie von Art. 4 Abs. 1, Art. 11 Abs. 3 und Art. 16 Abs. 3 der Richtlinie 89/391/EWG des Rates vom 12. Juni 1989 über die Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer bei der Arbeit dahin auszulegen, dass sie der Regelung eines Mitgliedstaats entgegenstehen, die nach ihrer Auslegung durch die nationalen Gerichte die Arbeitgeber NICHT VERPFLICHTET, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. „

In einfachen Worten:
Jedes Unternehmen muss ein System einrichten, mit denen die Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit erfassen können.


Was ist daran problematisch?

Schon die bisherige Gesetzgebung sieht vor, dass Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, schriftlich erfasst werden müssen. Auch die Regeln für Höchstarbeitszeiten und zur Einhaltung der Ruhezeit gibt es schon lange. Es stellt sich die Frage, wie das Arbeitszeitgesetzt in der betrieblichen Praxis aktuell gelebt wird.

Die Gedanken gingen bei vielen in der jüngeren Vergangenheit in eine ganz andere Richtung. Immer wieder war zu hören, dass das deutsche Arbeitszeitgesetz zu unflexibel sei, um die betrieblichen Bedarfe in Zukunft noch adäquat abdecken zu können. Lockerungen und Ausnahmen bei Höchstarbeitszeiten sowie Ruhezeiten wurden von vielen Branchenvertretern als längst überfällige Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes gefordert.

Das Urteil steht (zunächst) im Widerspruch zu folgenden Interessenslagen und Bestrebungen:

  • Die Aufteilung der Arbeitszeit in kürzere Abschnitte, zwischen denen weniger als die geforderten 11 Stunden Ruhezeit liegen.
    • Vor dem Hintergrund der Vereinbarkeit von Familie und Beruf kann ein berechtigtes Anliegen sein, die eigene Arbeit abweichend von der Ruhezeitregelung einzuteilen, wenn dadurch die Höchstarbeitszeit von 10 Stunden am Tag (24 Stunden Zeitraum) nicht überschritten wird.
    • Auch arbeitgeberseitig kann es in einigen Fällen von Vorteil sein, wenn die Arbeit in kleine Abschnitte eingeteilt werden kann, um zum Beispiel Telefonkonferenzen über mehrere Zeitzonen hinweg zeitlich organisieren zu können.
  • Den arbeitgeberseitigen Wunsch (der manchmal auch von Mitarbeitenden geteilt wird), durch Nichterfassung von Arbeitszeiten
    • Mehr-Arbeitszeit (über die tarifliche oder individualvertragliche Regelung hinaus) ohne zusätzliche Vergütung zu erhalten und/oder
    • die Regeln für die Höchstarbeitszeit (pro Tag und pro Woche) nicht einhalten zu müssen und/oder
    • den administrativen Aufwand für die Zeitwirtschaft minimal zu halten.


Was bedeutet das Urteil nun für...

… das deutsche Arbeitszeitgesetz

Ob es im deutschen Arbeitszeitgesetz in Folge des Urteils zu Änderungen kommt und wie diese ggf. aussehen werden, ist bisher unklar. Klar ist nur, dass eine Umsetzung dieses Urteils erfolgen muss.


… Vertrauensarbeitszeitmodelle

In der öffentlichen Diskussion wird das Urteil als Ende der Vertrauensarbeitszeit gebrandmarkt. Eine lückenlose Zeiterfassung scheint der Grundidee der Vertrauensarbeitszeit zu widersprechen.

Hier wird deutlich, wie unterschiedlich dieses Arbeitszeitmodell verstanden und gelebt werden kann. Dazu zwei sehr unterschiedliche Ausprägungen im Verständnis von Vertrauensarbeitszeit:

  • Variante A – Kontrollverzicht: In der Praxis gibt es Betriebe, die die Aufzeichnungspflicht auf die Mitarbeitenden übertragen und der Betrieb darauf vertraut, dass diese sich bei Missständen melden. Vertrauensarbeitszeit bedeutete also weniger den Verzicht auf die Zeiterfassung an sich, als vielmehr das Vertrauen in eine korrekte Selbsterfassung durch die Mitarbeitenden.
  • Variante B – Liberalisierung: Darüber hinaus wurde Vertrauensarbeitszeit in der Diskussion um moderne Formen des Arbeitens oft als Befreiung vom grundsätzlichen Rahmen der Zeiterfassung und „Stundenzählerei“ gefeiert. Man wollte und will vollständig auf die Erfassung von Arbeitszeit verzichten. Vertrauensarbeitszeit sollte gerade den jungen Generationen die erwünschte Flexibilität bringen und den Arbeitnehmern ermöglichen, zu arbeiten, wann, wo und wie viel sie wollen. Die Grundidee geht hier von hoch motivierten Mitarbeiter*innen aus, deren Leistung ohnehin nicht durch die Dauer der Arbeitszeit gemessen werden kann und die im Zweifel selbst merken werden, wenn es zuviel wird. Arbeit und Privates gehen ineinander über, verschwimmen in der „Arbeitszeitfreiheit“. Work-Life-Balance pur?

Man darf dabei allerdings nicht vergessen: Es war und ist bereits heute in der BRD geltendes Recht, dass abweichende Arbeitszeiten von Mitarbeitenden selbst erfasst werden müssen. Es musste also auch bisher schon eine Methode geben, wie Arbeitnehmer ihre abweichenden Zeiten erfassen.

Der Aspekt des Vertrauens in der Vertrauensarbeitszeit lag weniger in der Nichterfassung, als vielmehr im Verzicht auf eine Kontrolle der erwarteten Arbeitszeiten. Auch nach der bisherigen Gesetzgebung hatten die Arbeitgeber die Verpflichtung, darauf zu achten, dass die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit eingehalten werden. Dies galt und gilt auch für die Vertrauensarbeitszeit.

Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass diejenigen Mitarbeiter die Vertrauensarbeitszeit nutzen ihre Arbeit bedarfsgerecht erledigen. Dies bedeutet vor allem, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit dann einbringen, wenn dies dem betrieblichen Bedarf entspricht. Arbeitszeit-Effizienz ist nichts anderes, als die bestmögliche Passung von Arbeitszeit und betrieblichem Bedarf, der in der Regel täglichen, wöchentlichen oder saisonalen Schwankungen unterliegt. Dabei darf der Arbeitgeber darauf vertrauen, dass Mitarbeitende den rechtlichen Rahmen berücksichtigen. Darüber hinaus gibt der Arbeitgeber den Mitarbeitenden die Möglichkeit, persönliche Zeitbedarfe zu berücksichtigen und aus eigenem Ermessen einen Ausgleich zwischen den betrieblichen und persönlichen Belangen zu gestalten. An diesen Zielen und Aspekten der Vertrauensarbeitszeit ändert sich nichts.

Handlungsbedarf gibt es vor allem dann, wenn in einem Betrieb bislang keine geeignete Methode zur Erfassung der Arbeitszeit im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit zur Verfügung steht.


… New Work und Arbeit 4.0

Der Megatrend, der sich durch alle Unternehmen zieht, neue Formen des Arbeitens zu finden, vom Bürokonzept bis zu neuen Arbeitsmethoden, bringt auch immer mehr kreative Ideen für die Arbeitszeitgestaltung hervor. Derzeit wird mit vielfältigen Ideen experimentiert, um die Attraktivität der Jobs in einer digitalen Welt, die v.a. auch nach dem Sinn der Arbeit sucht, zu erhöhen.

Dazu gehört auch die freie und flexible Einteilung der Arbeit, die (wenn sie denn als sinnvoll erfahren wird) immer mehr in das private Leben hineinwachsen darf. So kann die Entfaltung der Kreativität und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden unterstützt werden. So könnte man sinngemäß die Zielrichtung der New Work Bewegung beschreiben. Der Wunsch, die Arbeit nach den persönlichen Bedürfnissen einteilen zu können und die Möglichkeiten von „mobile work“ umfassend und unbegrenzt zu nutzen, wird immer größer.

Zumindest für die Verschmelzung von Arbeit und Privatleben ist nun eines geklärt: Der Teil des Lebens, der eindeutig bezahlter Arbeit zuzurechnen ist, muss klar abgegrenzt und dokumentiert sein und zwar unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Damit steht das EuGH-Urteil zwar nicht im Gegensatz zu den Bestrebungen von New Work, es zeigt jedoch deren Grenzen auf. Das eine oder andere Konzept wird daher einen Anpassungsprozess durchlaufen müssen, um die Zielrichtung innerhalb des gesetzlichen Rahmens weiterverfolgen zu können.

Selbstverständlich können alle Betriebe auch weiterhin daran arbeiten, eine hohe Flexibilität zu schaffen, die es den Mitarbeiter*innen ermöglicht, Beruf und Privatleben bestmöglich in Einklang zu bringen. Dafür braucht es an manchen Stellen einige wenige, kluge Regelungen im Rahmen einer agilen Arbeits(zeit)organisation.

Aus unserer Beratungspraxis sehen wir z.B., dass gerade die Definition der erwarteten Leistung (Was, wann, in welcher Qualität aufgrund welches Bedarfs? Wann ist es gut?) für die Mitarbeitenden immer wichtiger wird. Aber genau dieser Prozess ist meist nur sehr schwach ausgeprägt. Eine klar formulierte Zielsetzung trägt erheblich zu mehr Eigenverantwortung und mehr Einflussmöglichkeiten auf und für das eigene Arbeitsergebnis bei.

Auch Teilzeitmodelle und eine wertschätzende Unternehmenskultur tragen wesentlich dazu bei, dass die Diskussion um die Zeiterfassung an sich im betrieblichen Alltag wieder zu einer wenig beachteten Nebensache werden kann.


… Betriebe, deren Mitarbeiter bislang Überstunden ohne Ausgleich leisten

Am grundsätzlichen Umgang mit Arbeitszeitkonten, dem finanziellen oder zeitlichen Ausgleich (z. B. über Regelungen in Arbeitsverträgen im gesetzlichen Rahmen) ändert sich damit erstmal nichts. Spannend wird es vor allem dann, wenn Überstunden sichtbar werden, für die diese Regelungen nicht mehr ausreichend sind.

Dieser Aspekt dürfte vor allem bei Fach- und Führungskräften ein Problem darstellen. Auch wenn Führungskräfte die Arbeitszeiterfassung umgehen könnten, indem sie geleistete Arbeitszeit – trotz der vorhandenen Zeiterfassungssystem – nicht dokumentieren: die neue Regelung macht augenfällig, dass Arbeitszeit eine Grenze haben soll und muss.

Dies kann dazu führen, dass wieder stärker hinterfragt werden muss, welche Leistungen man von einzelnen Führungskräften einfordern soll – und auf was man gegebenenfalls auch verzichten kann. Vielfach hat die Nichterfassung von Arbeitszeit zu einem inflationären Umgang mit derselben geführt. Es ist – auch im Sinne der Effektivität und Leistungsfähigkeit – durchaus sinnvoll, diesen Trend umzukehren.
… Betriebe in welchen die Einhaltung der Höchstgrenzen der täglichen und/oder wöchentlichen Arbeitszeit schwierig ist
Für Unternehmen, die mit diesem Problem konfrontiert sind, ist eine Umstellung der Arbeits(zeit)organisation notwendig. Aus unserer Erfahrung gelingt es aber regelmäßig, durch geeignete organisatorische Maßnahmen, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, ohne dass dem Betrieb dadurch ein Schaden entsteht.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Klärung, was Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitgesetz ist – und was nicht.


…die Regelungen zur Einhaltung der Ruhezeit

Wir haben bislang noch keinen Betrieb gesehen, in dem es nicht möglich gewesen wäre, durch geeignete organisatorische Maßnahmen die Ruhezeiten einzuhalten. Das Hindernis für die Einhaltung der Ruhezeiten liegt in der Idee, dass es sich bei diesem Gesetz nur um eine Art Parkverbot handelt, welches man nicht immer beachten muss – schon gar nicht, wenn man weiß, dass keine Polizisten unterwegs sind. Dies hat seinen Grund meist darin, dass in der Organisation einer angepassten Besetzung als unverhältnismäßiger Aufwand gegenüber einer möglichen Verkürzung der Ruhezeitverletzung gesehen wird. Vom Gesichtspunkt des Gesundheitsschutzes aus ist es jedoch sinnvoll, Ruhezeiten nicht nur als lästiges Hindernis, sondern als wichtigen Beitrag für die Gesundheit der Mitarbeitenden anzusehen.

Dennoch macht die Einhaltung der Ruhezeit immer wieder Probleme, vor allem bei international tätigen Unternehmen, aber auch vor dem Hintergrund einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

In unseren Projekten entdecken wir jedoch fast immer gute Möglichkeiten, wie diese Zeiten mit geringem Aufwand abgedeckt werden können. Immer wieder zeigen sich bei der Analyse der Arbeits(zeit)organisation Verbesserungsmöglichkeiten, die über die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen hinaus dem Unternehmen einen Nutzen bringen können.


… Betriebe ohne systematische Zeiterfassung

Welche Anforderungen an die Zeiterfassung am Ende im Detail gestellt werden wird sich zeigen. Grundsätzlich stehen aktuell alle Möglichkeiten zwischen Bleistift und App weiterhin offen.

Wenn ihre Mitarbeiter eine durch einen Dienst- und/oder Schichtplan geregelte Arbeitszeit haben, genügt in den meisten Fällen eine Abweichungserfassung („Negativerfassung“). Das setzt voraus, dass die dienstplanmäßige Arbeitszeit automatisch in das Zeiterfassungssystem übernommen wird. Nur bei Abweichungen von der geplanten Arbeitszeit erfassen die Mitarbeitenden diese, so dass der genauen Erfassung der Arbeitszeit Rechnung getragen wird. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Erfassung am PC
  • Erfassung über eine mobile App
  • Erfassung an einem Zeiterfassungsterminal (den man aber nicht braucht, wenn eine der anderen Zeiterfassungsmethoden bereitsteht)

Anders verhält es sich, wenn die Arbeitszeit nicht von vorneherein vorgeplant ist. (wie es bei der Vertrauensarbeitszeit regelmäßig der Fall ist). Hier wird eine Positiverfassung benötigt, d.h. der Arbeitnehmer erfasst aktiv seine Arbeitszeit. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Der Arbeitnehmer erfasst Beginn und Ende des Arbeitens im 24-Stunden-Zeitraum, so dass die Ruhezeit nachvollziehbar wird, sowie die Gesamtstunden, die er in diesem Zeitraum gearbeitet hat. Soweit wir erkennen können, sollten mit dieser Variante die Vorgaben des aktuellen Urteils erfüllt sein. 
  • Der Arbeitnehmer erfasst jeweils Beginn und Ende jeder Arbeitszeitphase. Diese Form entspricht am ehesten dem „Stechuhr-Prinzip“. Dennoch wird nicht unbedingt eine Zeiterfassung benötigt. Auch hier ist es möglich, die Arbeitszeit aktiv am PC oder über eine mobile App zu erfassen. Die aktive Erfassung hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer darüber nachdenkt, was Arbeitszeit ist und was nicht, so dass nicht einfach die bloße Anwesenheit als Arbeitszeit gewertet werden muss. So können etwa private Aktivitäten (E-Mails schreiben, surfen im Internet etc.) berücksichtigt werden, die nicht als Arbeitszeit gelten.
Überall dort, wo die Nichterfassung von Arbeitszeiten dazu geführt hat
  • dass Überstunden weder in Zeit noch in Geld ausgeglichen wurden, oder dass
  • die Höchstgrenzen der Arbeitszeit nicht eingehalten wurden, oder dass
  • die Ruhezeiten aus persönlichen oder betrieblichen Gründen nicht eingehalten wurden

besteht nun echter Handlungsbedarf. Die Erfassung von Arbeitszeiten macht diese Probleme sichtbar und fordert gleichzeitig zum Handeln auf.
Wir unterstützen Sie dabei
  • die Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit so umzusetzen, dass die berechtigten Ziele der Vertrauensarbeitszeit und aller anderen Arbeitszeitmodelle weiterverfolgt werden können und der administrative Aufwand minimal bleibt,
  • die Arbeitszeitorganisation so zu gestalten, dass die Einhaltung der Regelungen zu den Ruhezeiten und zur Höchstarbeitszeit ohne betriebliche Nachteile umgesetzt werden können,
  • den tatsächlichen Arbeitsanfall zu bestimmen und die erforderliche Besetzung inkl. der passenden Arbeitszeitelemente zu entwickeln,
  • Flexibilität und Teilzeitmodelle zu gestalten, die leicht in die betriebliche Praxis integrierbar sind,
  • einen geeigneten Anbieter für ein Zeiterfassungssystem auszuwählen, das den Bedarf ihres Betriebs möglichst genau entspricht.