Situation

Nach wie vor ist die Frage, wie viel ärztliches Personal eine Abteilung benötigt, Gegenstand intensiver Diskussionen - in jedem Krankenhaus und in jeder Abteilung. So wichtig die erlösorientierte (DRG-basierte) Personalbedarfsermittlung (bzw. Personalbedarfsermittlung) ist - für die konkrete klinische Personalbedarfsplanung ist sie nicht ausreichend.

Beratungsansatz

Wir haben spezifisch für die Leistungen und Abläufe im ärztlichen Dienst Tools entwickelt, die eine arbeitsplatzbezogene, analytisch plausibilisierte Ermittlung des Besetzungs- und Personalbedarfs ermöglichen. Mit speziellen Instrumenten können wir nahezu jeden ärztlichen Einsatzbereich abbilden:

• Stationsbesetzung
• Intensivstationen
• Intermediate-Care Stationen (unter Berücksichtigung von Zertifizierungs-Vorgaben für Stroke Unit, Chest Pain Unit etc.)
• Notaufnahme und Ambulanz
• Funktionsbereiche
• Sprechstunden

Wichtig ist, bei der Planung eng mit Vertretern des Ärzteteams und der Personalabteilung zusammen zu arbeiten. Das schafft Vertrauen und die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse und Kompetenzen können weiter genutzt werden.
Ergebnisse

Die dadurch erreichte Transparenz und Klarheit führt zu einer hohen Akzeptanz bei Geschäftsführung, Personalabteilung - und bei den Ärzten aller Hierarchieebenen. Dazu trägt auch eine angemessene Berücksichtigung von Einarbeitungszeiten und Weiterbildung in der Abteilung bei.

Die Erfahrung zeigt, dass die Ergebnisse immer auch in einem wirtschaftlich tragfähigen Rahmen bleiben. Letztlich ist eine angemessene Personalbedarfsplanung auch ökonomisch am effektivsten: Die Personalbindung wird erhöht, Rekrutierung erleichtert, es kommt zu weniger Fehlern und die Leistungsmotivation ist positiv, was sich auf die Performance (Erlöse) der gesamten Abteilung günstig auswirkt.

Durch den Einsatz etablierter Tools bleibt die Personalbedarfsermittlung zeitlich und finanziell in einem überschaubaren Rahmen.

Die Berechnungen werden in nachvollziehbarer und weiterbearbeitbarer Form zur Verfügung gestellt, so dass z. B. bei Änderung von Leistungsarten und -mengen jederzeit Anpassungen vorgenommen werden können.

Situation

Im Pflegedienst fehlt nach wie vor eine allgemeine Richtlinie für die Personalbedarfsplanung Mit dem Beschluss zur Entwicklung von Vorgaben für Pflegepersonalunter­grenzen in Schlüsselbereichen der Patientenversorgung geht die Bundesregierung einen dringend erforderlichen Schritt in die richtige Richtung. (Web-Link: Ankündigung des Bundesgesundheitsministeriums)

Wir haben für verschiedene Pflegebereiche praxistaugliche Tools zur Personal­bedarfs­­planung entwickelt, die den Pflege­bedarf hinreichend gut abbilden und bereits in Krankenhäusern eingeführt wurden. Unser Ansatz basiert auf dem Prinzip der analytisch plausibilisierten arbeits­platzbezogenen Personalbemessung. Auf diese Weise kann man konkrete Stationsgrößen ebenso berücksichtigen, wie Fallzahlen und Schwere­grade (patientenbezogener Pflegeaufwand).
Notaufnahmen
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Für Notaufnahmen haben wir ein komplettes und erprobtes System zur Personalbedarfs­planung entwickelt, das auf Basis von Fallzahlen und den Daten aus der Erstein­schätzung funktioniert. Dieses Personalplanungs­system ist sowohl für die Pflege, wie auch für den ärztlichen Dienst einsetzbar.

Intensivstationen
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Für Intensivstationen haben wir ein System erstellt, das Stationsgröße, Fallzahlen, sowie die Pflegezeit pro Patientengruppe (3-4 Gruppen) berücksichtigt und über TISS plausibilisiert wird.

OP und Funktionsdienste
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Weitere, fertig einsetzbare Systeme gibt es für die Funktionsdienste: OP, Anästhesie, Endoskopie, Herzkatheter.

Stationsbereich (allgemeine Pflege)
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Im Stationsbereich fehlt nach wie vor eine allgemeine Richtlinie für die Personalbedarfsplanung in der Pflege. Je nach Methode der Personalbedarfsberechnung kann man zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Erschwert wird die Situation noch dadurch, dass sich unter dem Sammelbegriff Pflegedienst immer mehr verschiedene Qualifikationsgruppen (MFA, Pflegeassistenten/innen, erfahrene ausländische Pflegekräfte ohne deutsche Anerkennung etc.) finden. Daher müssen auch hier grund­legende Vorgaben gemacht werden, sonst wird es durch die geplanten Untergrenzen in „kritischen Bereichen“ unweigerlich zu einer Personal­verschiebung kommen. Auf Dauer wäre eine deutlich vereinfachte Version von Pflegegruppen mit einer empirischen Fundierung des Pflegezeitaufwands erforderlich.

Solange es keine einheitliche und verbindliche Methode der Personalbemessung für die allgemeine stationäre Pflege gibt, kombinieren wir mehrere Ansätze zu einem Gesamtbild:
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• Erlösorientierte Personalbedarfsermittlung (DRG-Methode)
• Ein analytisches oder kennzahlenbezogenes Verfahren (z.B. DKI, PPR)
• Besetzungsbedarf nach der Arbeitsplatzmethode
• mit ergänzenden Plausibilisierungsverfahren
• mit Ausweisung von qualifikationsbezogenen Mindestbesetzungen

Dieses "multimodale" Vorgehen scheint auf den ersten Blick kompliziert, ist aber praktikabel, da wir hierfür entsprechende Tools entwickelt haben. Letztlich benötigt man nicht mehr, als einen Satz Grunddaten, der i.d.R. bereits verfügbar ist. Die Erfahrung zeigt, dass mit einfachen Daumenregeln (X Mitarbeiter pro Bett) auf Dauer nichts gewonnen ist. Entscheidend ist für uns, dass das Ergebnis verständlich und transparent dargestellt wird und bei Änderungen (Leistungsmengen, Bettenzahl) Anpassungen leicht möglich sind.

Unsere Planungssysteme berücksichtigen, neben dem direkten und indirekten (administrativen) Pflegeaufwand, die Aspekte Aus­bildung, Einarbeitung und Führung. Eine besondere Anforderung bei der Festlegung von Mindest­besetzungen ist die Integration der verschiedenen Qualifikations­niveaus in der Pflege.

Des Weiteren sind die Systeme geeignet, Schwankungen im Arbeits­aufkommen abzubilden und in Vorgaben für Besetzung und Dienstplanung zu übersetzen. Die Bildung von Stationsverbänden (horizontale Flexibilität) wird unterstützt.

Die von uns entwickelten Methoden für die Personalbedarfsplanung sind bereits mit praxistauglichen Tools verknüpft, die dabei helfen, die Ergebnisse auch in eine konkrete Dienstplanung umzusetzen, die Stationsabläufe, Teilzeitmodelle und Quali­fikations­gruppen integriert.